Mengotomatiskan Alur Kerja CRM ?

Workflow Management adalah salah satu fitur yang diunggulkan oleh Zoho CRM. Fitur ini dapat membantu Anda untuk mengotomatiskan penjualan, pemasaran, dan support. Anda dapat secara otomatis menetapkan tugas kepada user, berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dalam aturan dan memperbarui bidang tertentu. Hal apa saja sih yang dapat diotomatiskan oleh Zoho CRM ini, berikut penjelasannya:

Zoho CRM Automate Workflow

1. Workflow Rules - Serangkaian Aturan yang dijalankan ketika ketentuan yang ditentukan terpenuhi. Hal ini meliputi pemberitahuan email, tugas dan pembaruan yang dijalankan ketika kondisi tertentu yang ditentukan terpenuhi. Aturan-aturan ini mengotomatiskan proses mengirim pemberitahuan email, menugaskan tugas dan memperbarui catatan-catatan tertentu dari record ketika aturan dipicu.

2. Email Notifications - Notifikasi email otomatis dikirim saat memicu aturan dari Workflow rule, seperti pemberitahuan email yang dikirim ke prospek atau kontak. Saat Anda mengaitkan pemberitahuan email dengan Workflow rule, email yang dipilih secara otomatis dikirim ke penerima yang dipilih saat aturan dipicu untuk catatan yang memenuhi kriteria yang ditentukan dalam aturan.

3. Task - Tugas yang ditugaskan kepada pengguna saat aturan workflow terpenuhi. Workflow Task ini adalah salah satu tindakan yang terkait dengan Workflow rule. Sedangkan Tugas (Task) adalah aktivitas yang ditetapkan untuk pengguna (user). Saat Anda mengaitkan tugas alur kerja ke aturan alur kerja, itu secara otomatis ditetapkan ke pengguna ketika aturan dipicu untuk catatan yang memenuhi kriteria aturan.

4. Field Updates - Secara otomatis memperbarui nilai field tertentu ketika Workflow Rule dipicu. Fitur ini membantu Anda untuk secara otomatis memperbarui nilai-nilai pada field tertentu dalam catatan.

5. Webhooks - Berkomunikasi dengan aplikasi pihak ketiga dengan mengirim pemberitahuan web instan (satu arah) setiap kali terjadi peristiwa di Zoho CRM. Dengan Webhooks ini Anda dapat mengkonfigurasi HTTP Url dan menghubungkannya dalam satu Workflow rule untuk mengotomatisasi seluruh proses pemberitahuan.

6. Functions in Workflows - Kembangkan satu set Deluge Script untuk menerima respons dari aplikasi lain dan perbarui modul CRM ketika kriteria Workflow terpenuhi. Fitur ini membantu Anda memperbarui data di modul CRM terkait atau dengan aplikasi pihak ketiga dengan menjalankan skrip program sederhana. Ketika sebuah catatan cocok dengan kriteria Workflow, mesin Workflow akan otomatis memicu fungsi dan memperbarui catatan CRM. Dengan fungsi, Anda dapat memprogram skrip menggunakan Deluge Script (didukung oleh Zoho Creator), mengaitkannya dengan Workflow rule dan mengotomatiskan proses bisnis.

Workflow Rules hanya efektif jika dikaitkan dengan Pemberitahuan Email, Tugas, dan Field Updates. Saat aturan dipicu, alert, tugas dan field update yang terkait dengan aturan juga akan dipicu. Misalnya, untuk mengirim pemberitahuan email kepada penerima, Anda harus selalu mengaitkan peringatan ke rule. Anda juga dapat mengaitkan Workflow task ke rule untuk menetapkan pekerjaan kepada users.

Contoh aturan Workflow rule di Zoho CRM adalah "Big Deal Alert". Aturan ini dijalankan ketika Jumlah Penjualan dan kemungkinan memenangkan peluang bisnis melintasi nilai yang signifikan. Ketika aturan ini dipicu, pemberitahuan dikirim ke manajemen dan kolega lainnya dalam tim Penjualan Anda. Anda dapat mengedit aturan ini dan kriterianya untuk menentukan peringatan Big Deal Anda sendiri.


Keuntungan yang Anda Peroleh adalah:
1. Meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan pekerjaan manual dalam menetapkan tugas.
2. Mengurangi biaya operasi
3. Meningkatkan proses bisnis melaui metode kerja terstandardisasi.


Jadi, sangat menarik bukan fitur Automating Workflow yang disediakan oleh Zoho CRM ini. Jika Anda tertarik untuk menggunakan Zoho CRM ini silahkan menghubungi marketing kami di marketing@stt.co.id atau silahkan kunjungi Facebook Fan Page Zoho CRM Indonesia.