Wajib hukumnya untuk melengkapi data transaksi customer di dalam database CRM. Haram pula hukumnya menempatkan data yang tidak sesuai dengan realitas kedalam database CRM. Informasi yang keliru akan menyebabkan salah pengambilan keputusan dan membuat proses organisasi bisnis kacau.
Agar tidak keliru dan terjebak dalam kepuasan sesaat karena sudah mengisi data, gunakan 7 pertanyaan periksa ini sebagai check list ;
- PEMBELIAN BARANG ATAU JASA
Judul calon deal atau potensial atau peluang bisnis harus jelas. Kalau anda menjual produk maka catatkan produknya. Bila anda ingin menjual jasa maka jelaskan nama jasanya pada judul - PEMBELIAN BARU ATAU PERPANJANGAN KONTRAK
Kontrak service atau maintenance tentu berbeda dengan pembelian baru. Pembelian baru cuma sekali. Sedangkan kontrak bisa diperpanjang berkali kali. Karena bisa diperpanjang berkali kali maka perlu dibuat catatan kapan kontrak berakhir dan agar disiapkan catatan kalau kontrak jadi diperpanjang. - TAHAPAN / STAGE SAMPAI MANA
Proses penjualan ada tahapannya. Kalau proses tender / lelang mengenal adanya tahapan RFI, RFP, Penawaran, Negosiasi, Putusan lelang. Jadi setiap tahap proses pendekatan dan pekerjaan tim bisnis tentu berbeda beda. Informasi atau barang yang disampaikan juga berbeda beda. Penting untuk mencatatkan sedang dalam tahap apa anda dalam deal ini. Pertama untuk memastikan sudah tidak ada yang terlewat atau belum disampaikan kepada customer. Kedua untuk mempersiapkan pekerjaan pada tahap selanjutnya. - ESTIMATE / PENAWARAN SUDAH DIKIRIM BELUM
Penawaran sangat penting untuk sampai di tangan customer pada waktu yang tepat. Tanpa penawaran berarti anda tidak ikut dalam bisnis. Bukti penawaran harus disimpan karena akan dipakai dalam tahap negosiasi harga dan pembuatan tagihan - SUDAH TERIMA ORDER / PO BELUM
JIka belum terima order bisa jadi customer belum putuskan. Tetapi kalau memang sudah diputuskan anda pemenangnya maka anda harus punya PO dari customer. Catat PO tersebut dalam CRM karena menjadi bukti bahwa anda berhasil memenangkan deal.Dalam beberapa kasus pemberian komisi akan terjadi bila bukti PO tersedia. - TANGGAL CLOSING SUDAH TEPAT BELUM
Catat kapan keputusan customer diberikan. Kalau tanggal sudah lewat sudah pasti ada keputusan..tetapi kalau belum lewat bisa jadi keputusan belum dibuat. Jadi jika PO sudah diterima maka tanggal closing adalah tanggal waktu silam / lampau. - KETERANGAN SUDAH LENGKAP BELUM
Jangan malas dan pelit untuk mengisi keterangan deal anda. Percayalah,,, hal itu sangat membantu anda dikemudian hari untuk mendapatkan repeat order atau pembelian kembali.
