Menghitung investasi teknologi untuk bisnis anda tidak mudah. Banyak biaya - biaya tersembunyi yang muncul tiba tiba ketika kondisi kas sedang dalam sekarat. Kalau tidak paham betul komponen biaya investasi untuk bisa pakai aplikasi, bisa jadi perusahaan anda akan sarat dengan investasi teknologi. Padahal perusahaan anda bukanlah perusahaan teknologi. Simak tips berikut ;
Akhir pekan silam, rekan bisnis saya curhat karena belakangan mereka ditawari aplikasi CRM yang berbasis cloud yang memberikan hitungan tarif bulanan untuk setiap usernya. Berat sekali katanya untuk membiayai aplikasi setiap bulan. Apalagi bisnis sekarang lebih sulit dengan kompetisi kian ketat dan margin yang kian tergerus.
Menjelaskan konsep yang rumit kepada rekan yang sedang emosi bukan perkara mudah. Dengan kepala dingin saya coba jelaskan bahwa belanja software atau aplikasi sama dengan investasi bisnis yang lain. Tetap dan selalu harus diperhitungkan nilai balik yang didapat. Jika dari investasi software atau aplikasi komputer tidak bisa didapatkan efisiensi dalam bentuk pengurangan biaya atau peningkatan omzet, sebaiknya jangan lakukan investasi.
Jika investasi dilakukan demi peningkatan omzet, perhitungannya akan makin sulit. Karena dibutuhkan komitmen dari seluruh karyawan perusahaan untuk melakukan optimisasi kerja dengan aplikasi komputer tadi. Kalau tidak ada komitmen, alias aplikasi tidak dipakai, ya sebaiknya jangan lakukan investasi.
Dewa Eka Prayoga, business coach dan penulis, pernah bilang "mau kaya atau mau gaya"
Sebetulnya memang terlihat rapih, keren dan canggih kalau proses kerja bisa pakai sistem komputer. Saya yakin rekan saya itu pilih kaya dari pada cuma gaya.
Jadi jika sudah dianggarkan untuk efisiensi biaya atau pencapaian bisnis tumbuh, bersamaan dengan investasi teknologi maka dapat dipastikan investasi teknologi tidak akan terasa berat. Tapi sebetulnya kenapa ada image berat ?
Banyak perusahaan tidak memiliki tim IT yang sanggup memetakan biaya investasi dan operasional IT jauh sebelum investasi dilakukan. Problem IT macam server crash, serangan virus dan sebagainya sering datang tiba tiba ketika bisnis dalam kondisi pelik. Pemilik usaha bagai ditodong pistol di kepala. Jika tak mau ganti server, proses bisnis tidak bisa jalan. Jika laptop yang terserang virus tidak ganti hard disk, sales manager anda tidak bisa kerja. Begitu banyak kaget kaget pakai tagihan IT yang muncul selama pakai sistem komputer dan software. Kondisi macam ini tentu berat sekali.
3 komponen biaya IT yang ada dalam investasi IT
- Biaya IT Infrastruktur. Komponen biaya ini mencakup pembelian perangkat keras, jaringan komputer dan pendukung. Dapat dipecah menjadi biaya sekali bayar atau capex dan biaya operasional atau opex.
- Biaya Perangkat Lunak. Komponen ini mencakup biaya pakai software atau lisensi perangkat lunak, operating system, database dan pendukung. Seperti komponen infrastruktur, biaya perangkat lunak dapat dikelompokkan menjadi biaya capex dan opex juga.
- Biaya Dukungan Teknis Purna Jual. Komponen biaya ini mencakup segala biaya setelah implementasi sistem atau aplikasi. Komponen ini tidak termasuk pengembangan atau upgrade. Memang ada beberapa produk yang menawarkan upgrade gratis sampai versi atau periode tertentu. Upgrade sesungguhnya adalah sebuan investasi baru mengingat bisnis anda sudah tumbuh.
Yang dimaksud dengan komponen biaya pendukung termasuk;
- Biaya tenaga kerja intern atau extern
- Biaya perkakas IT. Bisa berupa laptop, tang, obeng, gunting ataupun multi tester
- Biaya tempat. Bisa berupa rak komputer, meja, lampu, AC dan pemadam kebakaran
- Biaya habis pakai. Bisa berupa kabel, tinta printer, kertas, label dan konektor
- Biaya pemakaian. BIsa berupa listrik, internet, jaringan komputer ataupun sewa cloud
- Biaya garansi. Bisa berupa kontrak servis, back up atau kunjungan perbaikan,
Yang dimaksud dengan biaya operasional atau opex, tidak harus berupa biaya rutin bulanan macam biaya internet. Perangkat keras pasti butuh penggantian atau jadwal maintenance. Bisa setahun sekali atau lebih panjang. Hard disk untuk server, sesuai dengan kualitas produknya, harus diganti setiap 5-6 tahun sekali. Batere UPS harus diganti 2 tahun sekali. Untuk mempermudah biaya operasional ini biasa dihitung dalam setahun. Jika masa penggantian barang lebih dari 1 tahun maka dilakukan prorata.
Misal harga batere UPS = Rp 2juta, maka perlu dianggarkan Rp1juta setiap tahunnya untuk mempersiapkan penggantian batere.
Dengan memakai spread sheet anda dengan mudah dapat melakukan review investasi sistem CRM, seperti gambar di atas. Untuk dapat melihat nilai investasi dengan lebih baik, perlu dihitung Total Cost of Ownership (TCO). Jika ingin menghitung TCO 5 tahun maka tinggal menjumlahkan biaya sekali bayar atau One Time Cost dengan 5 kali biaya tahunan.
Beruntung sekarang penyedia jasa IT sudah mulai menerapkan biaya bulanan untuk bisa pakai sistem. Didalam komponen biaya bulanan ini sudah memuat biaya infrastruktur dan dukungan purna jual. Hal ini tentu akan mempermudah menghitung TCO.
Setelah dibuatkan tabel diatas, kini dengan mudah anda melakukan evaluasi apakah investasi IT anda cocok dengan daya beli. Yang dimaksud dengan daya beli adalah besarnya anggaran efisiensi atau besarnya anggaran tambahan income yang akan dicapai. Dengan tabel yang sama anda juga dapat melakukan evaluasi beberapa penawaran sistem. Kini menentukan pilihan investasi IT menjadi mudah.
No comments:
Post a Comment